Les cartes bancaires sont désormais de véritables outils au service de l’entreprise.
Leurs fonctions vont bien au-delà de la simple transaction :
- Elles améliorent la gestion de vos dépenses
- Elles rendent vos employés plus efficaces
- Elles complètent vos outils de suivi et de pilotage
C’est pour cela que le choix des solutions de paiement en entreprise doit être mûri.
Votre décision aura une véritable incidence sur la productivité de votre société.
Elle contribuera à répondre aux enjeux suivants :
- Aider les employés, et notamment les managers, à reprendre le contrôle de leur temps et à l’employer à des tâches à plus forte valeur ajoutée
- Réaliser des économies grâce à l’optimisation des processus au lieu de couper davantage dans les dépenses
Voici les 3 arguments en faveur des cartes bancaires d’entreprise pour gérer plus efficacement les dépenses professionnelles :
- La centralisation des données
- L’automatisation des procédures de gestion
- L’aide au pilotage des coûts
La carte d’entreprise est un moyen de paiement qui centralise toutes vos données de transactions
Les cartes d’entreprise sont des solutions de paiement dites centralisées.
Intégrées au système d’information de l’entreprise, toutes les données de transactions réalisées avec celles-ci sont transmises aux outils de gestion.
Résultat :
- Il n’y a quasiment plus de retraitement de données à réaliser : le format de la donnée transmise par la carte est compatible avec le format accepté par vos outils de gestion
- Il n’y a plus qu’une seule analyse à réaliser, là où il y avait auparavant autant d’analyses à faire que de moyens de paiement non centralisés utilisés
En d’autres termes :
- Même si vos employés engagent leurs dépenses avec des moyens de paiement différents (carte corporate, carte logée du travel manager, etc.)...
- … Vos gestionnaires n’ont qu’une seule source de données à analyser : une vue unique qui consolide les données relatives aux transactions effectuées avec chaque moyen de paiement connecté au système d‘information.
La centralisation simplifie également d’autres analyses.
Vous disposez notamment d’une vue unique pour les dépenses de toute nature. Le reporting des cartes bancaires d’entreprise intègre un niveau de granularité fin et vous permet d’observer vos données dans le détail, depuis votre outil de gestion habituel.
Vous aurez accès, par exemple :
- À la commission des agences de voyage
- Au coût des annulations ou des changements de vol
- Au coût de bagagerie
- Etc.
De même, les analyses relatives aux fournisseurs sont simplifiées grâce à la centralisation des moyens de paiement.
Avec la carte logée, par exemple, vous pouvez traiter et analyser des transactions effectuées auprès de multiples fournisseurs… avec la même simplicité qu’une transaction réalisée auprès d’un fournisseur unique !
En effet, la carte étant logée auprès d’un prestataire externe - une agence de voyages ou un Self-Booking Tool - c’est le prestataire qui prend en charge la gestion multi-fournisseurs et qui avance les frais auprès de chacun. Votre entreprise n’est débitée qu’une seule fois et ne reçoit alors qu’un seul relevé de facturation unique. La gestion est en partie externalisée !
La carte bancaire d’entreprise élimine et simplifie les procédures de gestion
Nous avons vu le premier avantage des cartes bancaires d’entreprise : la centralisation des données de paiement.
De cet avantage découlent les deux bénéfices suivants :
- Automatisation : les procédures de gestion sont allégées
- Suivi : le pilotage des dépenses au quotidien est simplifié
Intéressons-nous désormais à l’automatisation permise par les cartes bancaires actuelles, à l’origine de gains d’efficacité non négligeables.
En effet, dans l’optique de gérer plus efficacement nos dépenses professionnelles, l’un des premiers réflexes est de simplifier les procédures lourdes... en “automatisant l’automatisable”.
Et c’est un bon réflexe : de nombreuses tâches sont, de nos jours, bien mieux réalisées par un ordinateur que par une main humaine.
C’est le cas notamment des tâches chronophages, répétitives, qui ne demandent pas d’effort de réflexion ou d’analyse.
En plus de demander beaucoup de temps, ces procédures sont souvent source d’erreurs lorsqu’elles sont réalisées manuellement : fautes de frappe, erreurs d’inattention du fait de la répétitivité de la tâche, etc.
Voici les procédures manuelles qui peuvent être automatisées grâce aux cartes bancaires :
Les rapprochements bancaires
Pour les transactions réalisées avec des cartes bancaires, le processus de rapprochement bancaire est supprimé :
- Les données sont envoyées automatiquement dans vos logiciels de gestion
- La réconciliation avec les factures est faite de façon automatique, avec un taux de succès proche des 100%
Note : nous observons, avec les cartes logées, un taux de réconciliation automatique de 99,7% des factures (source : données internes AirPlus)
La saisie des factures
Cela vaut principalement pour les dépenses relatives aux déplacements professionnels : en optant pour la carte logée, vous libérez vos gestionnaires de la fastidieuse procédure de saisie ou de scan des factures.
En effet, les frais de mobilité font habituellement l’objet de transactions nombreuses, engagées auprès de multiples fournisseurs et générant un grand nombre de factures à traiter. Avec la carte logée, ces factures sont remplacées par un relevé de facturation unique qui centralise l’ensemble des données de transactions.
Le relevé de facturation est dématérialisé et prêt à être intégré au logiciel de gestion. Il n’y a aucune saisie manuelle à faire !
“Adrien Dif de Kuehne + Nagel témoigne : grâce à l’automatisation, la procédure de traitement des factures est passée de 3 jours environ à quelques minutes seulement.”
L’émission et la saisie de notes de frais.
Nous l’avons vu, la dématérialisation des factures est une excellente optimisation. Songez à faire de même avec les notes de frais : elles aussi requièrent beaucoup d’énergie alors que leur traitement est en très grande partie automatisable.
Les cartes corporate vous permettent notamment d’alléger la procédure de gestion de notes de frais - voire de la supprimer, dans certaines conditions !
- Suppression du traitement : dans le cas d’une carte bancaire adossée au compte de l’entreprise, il n’y a pas d’avance de frais de la part du collaborateur... et donc aucune note de frais à émettre ou à traiter !
- Allègement du traitement : si la carte corporate est adossée au compte de l’employé, il y aura émission d’une demande de remboursement. Cependant, la carte bancaire permet d’automatiser l’émission de la note de frais en transférant automatiquement les données de paiement au logiciel de traitement des notes de frais dématérialisées.
À savoir : le traitement manuel d’une note de frais peut exiger jusqu’à 20 minutes de travail par note... ce qui représente un coût de 53€ par lot de notes de frais ! En adoptant une carte comme la carte corporate, vous économisez environ 40% de temps de gestion et 7,60€ par lot de notes de frais.
Le traitement de données et le reporting.
Nous l’avons déjà évoqué dans la partie précédente : les cartes bancaires d’entreprise sont pour la plupart dotées d’une fonctionnalité de reporting automatique. Les données sont converties et traitées automatiquement, afin d’être intégrées à vos progiciels sans souci de compatibilité.
En termes de procédures de gestion, cela signifie que vous supprimez purement et simplement les tâches de traitement de données, d’intégration de données issues de sources multiples, ainsi que la préparation des reportings dans des tableurs Excel.
En conséquence, les reportings comportent moins d’erreurs et vos gestionnaires peuvent consacrer davantage de temps à l’analyse des données du reporting et à l’amélioration des politiques de coûts.
La carte d’entreprise aide le collaborateur à piloter ses dépenses professionnelles individuelles
Jusqu’ici, nous avons observé les bénéfices de la carte pour gérer vos dépenses après engagement des transactions.
Il est également possible d’optimiser votre gestion en amont de la transaction, en améliorant directement votre procédure de paiement ! C’est le bénéfice n°3 de la carte d’entreprise.
La carte de votre collaborateur est un véritable assistant, qui l’accompagne dans le pilotage de ses dépenses professionnelles individuelles.
Cela est d’autant plus vrai pour les employés en charge de réaliser de nombreux voyages d’affaires, armés pour cela d’une carte corporate.
En déplacement professionnel, vos collaborateurs ne doivent pas consacrer trop de temps à la gestion de leurs dépenses : ils ont d’autres priorités.
Leur carte corporate peut les aider à piloter leurs dépenses, en se chargeant de mémoriser les règles de la Politique Voyages Entreprise (PVE) à leur place : des règles de transactions sont définies en amont, pour n’autoriser que les paiements qui respectent la PVE.
Ainsi, le porteur de carte peut engager les dépenses nécessaires à son voyage sans craindre de réaliser une transaction abusive, qui ne serait pas remboursable par l’entreprise.
Voici des exemples de règles pouvant être intégrées aux cartes corporate :
- Plafond maximum pour chaque type d’achat
- Plafond maximum selon les zones géographiques
- Choix d’autoriser ou de refuser le retrait d’espèces aux distributeurs
- Choix d’autoriser ou de refuser certains types d’achats ou de fournisseurs
- Choix d’autoriser ou de refuser les achats en ligne
Par ailleurs, la carte bancaire est souvent pourvue d’une interface de suivi et de pilotage, comme une application, par exemple. Elle permet au porteur de carte de visualiser ses dépenses et sa situation par rapport aux plafonds qui lui sont imposés, afin de mieux anticiper les éventuels prochains frais à engager.
Du côté des gestionnaires, les dépenses professionnelles individuelles sont plus faciles à vérifier et à contrôler avec des moyens de paiement comme les cartes corporate. Cela permet notamment de réduire le risque de fraude, risque qui concernait une entreprise sur deux en 2014 d’après une étude Ernst & Young.
Enfin, que faire si le collaborateur n’est pas pourvu d’une carte corporate ?
D’autres cartes bancaires d’entreprise confèrent les mêmes bénéfices pour votre gestion. La carte virtuelle à usage unique, par exemple, est idéale pour un collaborateur en charge de réaliser un voyage d’affaires de temps en temps, sans avoir l’habitude d’engager des dépenses professionnelles.
Avec la carte virtuelle, le montant de la transaction et le fournisseur sont prévus à l’avance. Un numéro de carte unique est émis et ne peut être utilisé qu’une seule fois. Cette carte permet un grand contrôle de la dépense et aucun effort de gestion à fournir de la part du collaborateur qui réalise la dépense.
La carte virtuelle est donc idéale pour cet usage, puisque les déplacements professionnels occasionnels génèrent des dépenses professionnelles imprévues, qui entraînent souvent le plus de complications en termes de gestion !
Conclusion
Pour aller plus loin, nous vous recommandons d’envisager la carte professionnelle non pas uniquement comme une solution de paiement qui simplifie la gestion des dépenses…
… Mais également comme un outil de pilotage des coûts.
En effet, au-delà de la simplification des procédures de gestion, la carte d’entreprise est un véritable outil de suivi, résolument pratique, que nous vous conseillons d’intégrer à part entière dans vos process.
En voici un exemple d’application concret :
L’adoption de la carte logée, utilisée comme outil de gestion, permet aux entreprises d’améliorer leurs négociations de 10 à 15% en moyenne auprès de leurs fournisseurs.
Comment ?
Les informations fournies par la carte logée leur donnent une grande visibilité sur les dépenses engagées auprès des prestataires de voyage, de billetterie, d’hébergement, etc.
Grâce à cette remontée d’informations, elles bénéficient d’une meilleure compréhension de la composition des coûts (taxes, commissions, etc.) et ainsi d’un pouvoir de négociation accru.
Ajoutez à cela la puissance de la garantie offerte par la carte logée, aux yeux des fournisseurs :
- Garantie d’être payés
- et rapidement en plus!
Ces garanties font de l’entreprise un partenaire fiable et crédible lors des négociations.
Ainsi, aux trois avantages des cartes bancaires d’entreprise concernant l’optimisation de la gestion des dépenses professionnelles, nous devrions ajouter un quatrième atout :
- La centralisation des données
- L’automatisation des processus de gestion
- Le suivi et le pilotage des dépenses par les porteurs de cartes
- Le renforcement de vos outils de gestion, avec un nouvel outil pratique et puissant
