Con così tante soluzioni di pagamento disponibili per le spese di viaggi d’affari, non è sempre facile scegliere quella giusta. Meglio utilizzare una carta di credito lodge, una carta virtuale o una corporate card? Quali sono le differenze tra queste carte?
La risposta a questa domanda non è facile, ma noi di AirPlus - specialisti nelle soluzioni di pagamento per i viaggi d’affari - vogliamo darvi una panoramica delle soluzioni disponibili sul mercato e quali sono i vantaggi che ognuna di queste può portare a voi e alla vostra azienda.
Le carte di credito lodge e virtuali per le spese pre-trip
Come funziona la carta di credito lodge?
La Carta di Credito Lodge è un metodo di pagamento virtuale, viene depositata (letteralemtne "alloggiata") presso un fornitore di servizi, come un'agenzia di viaggio o SBT (Self Booking Tool), e viene utilizzata, principalmente in anticipo, per tutti i principali servizi di viaggio, come ad esempio aerei e treni.
Alla fine della trasferta l’azienda riceve un unico estratto conto elettronico che riunisce tutte le spese sostenute e che si integra con i principali sistemi gestionali aziendali. In breve, la carta lodge è un metodo di pagamento centralizzato che permette l’analisi dettagliata delle spese di viaggio.
Come funziona una carta virtuale?
La Virtual Card è una carta virtuale. A differenza della carta lodge, viene generato un numero di carta univoco per il pagamento di un unico servizio di viaggio quale, ad esempio, un hotel. Questa consente un estremo controllo sulla spesa: la carta generata è "usa e getta" e vale solo per il fornitore, per il periodo e per l'importo per il quale è stata generata.
I principali vantaggi
Queste soluzioni forniscono molti vantaggi nella gestione delle spese per i viaggi d’affari, vediamoli insieme:
1. Maggiore controllo, trasparenza e analisi dettagliate delle spese di viaggio
Dati precisi e campi addizionali personalizzabili permettono di allocare più facilmente tutte le voci di spesa e avere quindi analisi più dettagliate e un maggiore controllo sulle spese di trasferta.
2. Semplificazione e automazione dei processi di gestione
La carta lodge o virtuale ha l’obiettivo di centralizzare il pagamento e l’analisi di tutte le spese di viaggio aziendali. Gli estratti conto si integrano facilmente nei principali sistemi amministrativi aziendali e note spese, permettendo una automazione e semplificazione di molti processi.
3. Maggiore sicurezza e minor rischio di frode
Queste soluzioni sono altamente sicure, devono offrire e rispondere ad alti standard di sicurezza e proprio per questo sono state esentate dalla applicazione della atutenticazione a 2 fattori per l'autorizzazione dei pagamenti digitali..
Le sfide
Questo tipo di carta viene utilizzata solo per le spese programmate come acquisti e prenotazioni pre-partenza, ma non è indicata per le spese impreviste, ovvero tutte quelle spese che vengono sostenute dai dipendenti durante la trasferta e che la maggior parte delle volte non è possibile prevedere.
Le Corporate Card per le spese on-trip
Come funzionano?
La Corporate Card è una carta di credito aziendale di plastica che è possibile collegare sia al conto aziendale che a quello dei dipendenti. Ciò significa che ogni viaggiatore d'affari può avere la propria carta aziendale per pagare le proprie spese.
Come ogni carta, la Corporate Card registra tutte le spese sostenute, visualizzabili in qualsiasi momento all’interno del portale online dai titolari della carta, e che vengono integrate automaticamente nei sistemi amministrativi, contabili e di nota spese dell’azienda.
I principali vantaggi
Con le carte aziendali è possibile pagare tutti i tipi di spese sostenute dai dipendenti durate i loro viaggi d’affari come spese di ristorazione, tariffe dei taxi, benzina e carburante, pedaggi, etc…
È possibile tenere traccia di ogni singolo acquisto effettuato con le Corporate Card ed impostare regole e limiti personalizzati, come ad esempio limiti geografici entro cui effettuare acquisti, definire le tipologie di transazioni consentite, e regolare la frequenza di utilizzo della carta.
Le carte permettono una minor dipendenza dal contante e, grazie ai pagamenti contactless che riducono la necessità di contatto, garantisce un'esperienza di pagamento "a distanza".Ultimo ma non meno importante, tutti i viaggiatori potranno visualizzare in tempo reale le transazioni, controllare il saldo, scaricare gli estratti conto, bloccare/sbloccare le carte su richiesta e impostare facilmente i loro PIN.
Le sfide
Come le Carte Lodge e Virtuali, anche le Corporate Card hanno alcune caratteristiche da tenere a mente. la rendicontazione delle spese, ad esempio, è più dettagliata di quella di una normale carta bancaria, ma meno accurata rispetto a quella che si riceve dalla Carta Lodge. Le Corporate Card sono inoltre più esposte al rischio di furto, smarrimento e frode rispetto ad una carta virtuale.
Lodge, Virtual, Corporate Cards: utilizzi distinti ma complementari
Tutte le carte viste fino ad ora sono ottime soluzioni di pagamento per i viaggi d’affari: offrono una gestione centralizzata delle spese, una rendicontazione integrata con i principali strumenti amministrativi e un notevole risparmio di tempo per i viaggiatori...
Per una gestione ottimale ed efficiente delle spese di viaggio aziendali è necessario avere a disposizione un'offerta completa e diversificata di tutte e tre le soluzioni di pagamento analizzate.
Un unico issuer, una visibilità su tutte le spese
La risposta alla nostra domanda iniziale si riassume quindi nella diversificazione dei metodi di pagamento. Non una sola carta ma un mix di soluzioni di pagamento diverse con scopi specifici, che siano in grado di fronteggiare i diversi tipi di spese:
- spese pre-trip come l’emissione di biglietti aerei o prenotazione di hotel facilmente gestibili con le lodge carde virtual card
- spese on-trip come il pagamento dei pedaggi o carburante, facilmente gestibili con le corporate card
La scelta del giusto mix di carte da utilizzare inizia quindi con l'identificazione e l'osservazione delle abitudini di spesa all'interno dell'azienda, per poi arrivare alla valutazione e scelta delle opzioni ottimali, con il supporto e collaborazione di un team esperto nel settore del pagamento dei viaggi d’affari.
