Se la vostra azienda utilizza già le carte di credito per i viaggiatori, saprete sicuramente il valore aggiunto fornito in termini di visibilità delle spese, semplificazione dell'amministrazione e molto altro. Ma è possibile ottenere ancora di più dalle proprie carte? In questo articolo troverete le 5 mosse da compiere per migliorare il programma di Corporate Card adottato in azienda.
1. Assicuratevi che i viaggiatori utilizzino sempre la loro carta aziendale
Nonostante le carte corporate siano largamente utilizzate dai viaggiatori aziendali, è emerso da una delle nostre ultime indagini molti titolari di carta aziendale utilizzano anche metodi di pagamento personali durante i viaggi d'affari.
Quali sono le ragioni di questa scelta?
Le motivazioni che stanno alla base della preferenza dell’utilizzo di carte di credito personali rispetto a quelle corporate, possono includere le seguenti motivazioni:
- I dipendenti non vogliono pagare con le carte di credito aziendali importi molto bassi (vedere sotto)
- Con il pagamento tramite le carte di credito personali i dipendenti possono ottenere miglia o punti di programmi fedeltà
Ogni pagamento che i viaggiatori eseguono utilizzando sistemi di pagamento personali implica una perdita di dati e opportunità di risparmio per la vostra attività. Diventa quindi importante per le aziende, convincere i propri viaggiatori ad utilizzare le Corporate Card. Ma come poterlo fare? Sicuramente rendere la travel policy aziendale più rigorosa può essere il primo passo da compiere, imponendo una regola che obbliga ad utilizzare le Corporate Card aziendali per qualsiasi spesa di viaggio on-trip. Anche la comunicazione aziendale con i propri dipendenti è importante: spiegate ai viaggiatori perché volete che paghino con Corporate Card: fa risparmiare denaro all'azienda e la aiuta a prendersi cura di loro.
2. Incentivate ad utilizzare le carte aziendali anche per acquisti di importo basso
I viaggiatori tendono ad utilizzare le carte di credito aziendali più per acquisti di alto valore (come il pernottamento in hotel, o l’acquisto di un biglietto per il treno) piuttosto che per quelli di valore più basso, come taxi o trasporti pubblici.
(Indagine AirPlus sui Business Traveller)
*Questa percentuale è riconducibile in parte all'acquisto di prodotti personali che non rientrano nella politica aziendale, nonché dai limiti minimi di importo imposti da alcuni venditori.
Ancora una volta le aziende non possono usufruire della trasparenza delle spese e del risparmio sui processi quando i viaggiatori in trasferta non utilizzano sempre le Corporate Card e le spese di piccolo importo rischiano di sfuggire dalla tracciabilità.
In alcuni casi il problema da affrontare consiste nella mancata accettazione delle carte per importi di basso valore, ad esempio sugli autobus. Ma a seguito della maggiore accettazione delle carte dovuta alla pandemia, non c'è mai stato un momento migliore di questo per incoraggiare i viaggiatori a cominciare a utilizzare le Corporate Card per tutte le loro spese di viaggio.
3. Analizzate più possibile i dati provenienti dalle carte di credito aziendali
Sono molti i modi in cui potete ottimizzare le vostre spese di viaggio, utilizzando i dati che ricevete dalle carte aziendali. Un esempio concreto potrebbe riguardare il parcheggio all’aeroporto.
Utilizzando le Carte di Credito Corporate diventa molto più facile esaminare cosa indicano i loro dati in relazione ai parcheggi delle auto in aeroporto: la spesa è sufficiente per avviare una negoziazione con i fornitori di parcheggi aereoportuali? Quanto pesa il costo del parcheggio rispetto al costo totale della trasferta? Il costo è così elevato che potrebbe essere più economico prendere il taxi?
4. Verificate le condizioni assicurative
La maggior parte dei programmi di Carte Corporate hanno inclusa la copertura assicurativa per il viaggio. Durante le trasferte non sempre va tutto come dovrebbe, ma i vantaggi di un'assicurazione completa possono rappresentare un primo passo per garantire a voi e ai vostri viaggiatori una certa tranquillità, specie di questi tempi in cui la sicurezza della trasferta è la priorità. Per questo è cruciale analizzare molto bene le condizioni assicurative legate al programma di carte corporate che avete in essere.
5. Inserite le carte di credito aziendali nella vostra strategia di travel management
Per loro stessa natura le Corporate Card vi aiutano a gestire meglio le trasferte. Potete però ottenere risultati ancora maggiori se fanno parte integrante di una strategia di travel management più ampia e della vostra offerta di soluzioni di pagamento per i viaggi d’affari (lodge, virtuali e walking) . L'integrazione delle carte in un sistema di gestione delle note spese, è il modo migliore per iniziare, mentre altri aspetti sono da studiare assieme alla vostra agenzia di viaggi o TMC così come eventualmente la possibilità di integrarle all’interno dei Self Booking Tools utilizzati.
