Acquisti aziendali in tempi di Covid per lo smart working: soluzioni ed opportunità per le aziende, i dipendenti e l'ufficio acquisti.
La pandemia ha portato molte persone a trasferire il proprio ufficio in casa. Trasformare la propria abitazione in una sorta di ufficio rende però necessario dotarsi di alcune cose fondamentali per il lavoro, così come di metodi e processi di pagamento adatti alla situazione. In questo articolo troverete 10 suggerimenti di AirPlus su come organizzare in modo ottimale la vostra scrivania casalinga e come la vostra azienda può gestire al meglio l’acquisto di questi materiali.
Meglio o Peggio?
Molti di noi erano abituati, prima della pandemia, a spostarsi ogni giorno dall'ufficio a casa e viceversa. Il fenomeno dello smart working è stato davvero rivoluzionario, nel bene o nel male. In un primo momento alcuni di noi hanno accolto positivamente l'improvvisa flessibilità e libertà, ma altri (come per esempio i genitori di ragazzi in età scolare) hanno sperato si ritornasse il prima possibile al normale lavoro a cui erano abituati. Col passare delle settimane e dei mesi, la situazione si è protratta dal 2020 al 2021, e chi di noi lavora da casa (e siamo in molti) ha ormai smesso di aspettare con ansia il momento in cui le cose torneranno com'erano una volta. Stiamo traendo il meglio da questa nuova normalità.
Il passaggio al lavoro da remoto
Gran parte della nuova normalità lavorativa consiste nell’organizzare al meglio i nostri uffici casalinghi. Molte aziende hanno potuto constatare che è possibile mantenere la propria continuità lavorativa anche con il personale dislocato geograficamente, e alcune di queste aziende, a seconda del settore, stanno adottando il lavoro da remoto come un modello organizzativo di lungo periodo e che resterà. Ne consegue che anche coloro che non volevano trasformare la camera degli ospiti nel loro angolo-ufficio, hanno infine dovuto adattarsi e arrendersi alla situazione.
Cosa fare dunque per rendere una postazione di lavoro casalinga efficiente dal punto di vista professionale ma anche comoda e funzionale? Cerchiamo di rispondere a questa domanda, eccovi quindi le 10 cose principali che occorrono quando si lavora da casa.
- Un mouse
Un mouse può migliorare notevolmente l’usabilità di un computer, facendovi svolgere con più facilità e velocità le vostre attività quotidiane, senza farvi sentire la mancanza dell’ufficio. Lo potete collegare direttamente al laptop o ad una docking station. Usare un mouse incoraggia inoltre a lavorare su una postazione adeguata allo scopo (stiamo parlando proprio a te, che lavori dal letto!). - Una scrivania
Volete davvero continuare ad appoggiarvi al tavolo della cucina ogni volta che vostra moglie o vostro marito vi cacciano fuori dalla sala da pranzo per la loro videochiamata? Ne dubitiamo. Trovate o ricavate uno spazio tutto vostro, anche se piccolino, ma stabile, dedicato esclusivamente al vostro lavoro. - Una sedia da ufficio
Ora che avete intrapreso la strada per costruirvi un regno lavorativo, vi serve un trono. Uno di quelli moderni, con supporto lombare e tutte le funzionalità associate. Ascoltate il nostro consiglio e non badate a spese per questo tipo di acquisto. La vostra schiena vi ringrazierà. - Un monitor
Non aspettate di diventare ciechi davanti allo schermo del vostro portatile. I monitor non sono solo più grandi, ma vi aiutano anche a sollevare il collo, facendogli assumere una postura più fisiologica. I portatili portano troppo spesso, usando un gioco di parole, a “guardarsi le gambe”. I laptop sono strumenti straordinari quando si lavora in un bar, ma al momento, purtroppo, la pandemia limita anche questa opzione. - Cuffie insonorizzate
È proprio così. Non le usano più solo i ragazzini amanti del trap. Cancellate le vostre distrazioni prima che diventino frustrazioni e smettete di chiedere al vostro capo di ripetere ancora una volta quello che vi ha appena detto. Inoltre non dimenticatevi che un paio di cuffie vi saranno utili quando potrete ritornare a lavorare al bar. (UN CAPPUCCINO MACCHIATO CALDO PER MARIO!) - Una webcam
I computer più datati non dispongono di videocamere e microfoni integrati, essenziali per videocall o eventi virtuali, situazioni che ormai sono entrate a far parte della nostra quotidianità. Una webcam o un microfono esterno sono più economici di quelli che si possa pensare, e per di più sono facili da installare sul vostro pc. - Auricolari
Vi permetteranno di seguire ancora meglio le riunioni virtuali, permettendo di prendere parte alle conversazioni in modo più naturale e sentendosi più vicini ai propri interlocutori. - Una tastiera
Rappresenta l'ultimo passaggio per trasformare il vostro portatile in un computer desktop. La vostra scrivania è più grande del vostro portatile; fatevi dunque spazio e sfruttatela al meglio. Le tastiere da scrivania sono progettate per fornire un'esperienza più ergonomica rispetto ai tastierini portatili, ma spesso limitati, dei notebook.
Rimangono ancora due voci da aggiungere alla lista. Già vi starete chiedendo dove trovare questi oggetti e come pagarli. Per un numero sempre crescente di persone come noi, la risposta al "dove" è nelle piattaforme di e-commerce globali, come Amazon. E la risposta al "come pagarle"? In questo caso la situazione è più complessa. Ma siete fortunati proprio perché mancano due punti alla nostra lista. - Amazon Business
Già giganti nel settore della vendita al pubblico, la soluzione B2B di Amazon nata per gli acquisti aziendali è attualmente in ascesa. Potrete adottarla sia per le necessità di acquisto di beni e servizi aziendali che come canale di vendita della vostra azienda e avvalervi di una distribuzione mondiale. Volete saperne di più? Non perdetevi il nostro articolo "Come trarre il meglio da Amazon con le Virtual Cards" in prossima uscita. - AirPlus Virtual Cards Procurement
Le carte virtuali sono ideali per gli acquisti online. Offrono principalmente due vantaggi: possibilità di controllo e dati, proprio quello che le aziende cercano in tutti i modi di monitorare con il proprio personale che lavora da casa. Poiché molti degli acquisti sono ora eseguiti da remoto, gli strumenti di procurement aziendali e i sistemi di pagamento devono essere al passo coi tempi.
Una delle sfide più grandi causata da un numero così elevato di dipendenti in tutto il mondo che lavorano da casa, consiste nell'avere dovuto rivedere alcune importanti politiche organizzative. Non c'è esempio più azzeccato del processo di procurement.
Se la vostra azienda dispone di un centinaio di dipendenti e ciascuno ordina anche solo una delle cose presenti nella nostra lista, la gestione degli acquisti e delle note spese potrebbe crescere in modo esorbitante. Si accumulerebbero ricevute da diversi siti web e l'attribuzione dei costi diventerebbe un incubo. La maggior parte degli attuali processi di procurement non sono stati concepiti per un gran numero di persone che lavorano da remoto.
Cambiano le regole del gioco
Le AirPlus Virtual Cards si avvalgono del circuito Mastercard, il che significa che sono accettate in tutto il mondo. Riuniscono transazioni diverse all'interno di singoli estratti conto chiari e ricchi di informazioni, permettendovi di risparmiare tempo e ridurre il lavoro amministrativo, oltre a farvi risparmiare denaro grazie ad una maggiore compliance. Si tratta di un punto di svolta nel settore dei pagamenti corporate online.
Le carte virtuali rendono più facile il controllo dei pagamenti aziendali effettuati da casa. Dal momento in cui si genera una carta, è possibile impostare una serie di parametri come: definire un massimale di spesa, impostare una valuta, rendere la carta valida solo per un certo lasso di tempo e vincolare il tipo di acquisti che possono essere eseguiti con essa.
Le carte virtuali vi riportano tutti i dati di pagamento. Ogni estratto conto può contenere per ogni transazione tutte le informazioni che volete, come ad esempio il riferimento della fattura, il centro di costo, il codice del dipendente, oppure chi ha generato la carta. Più dettagliati sono i dati a vostra disposizione, maggiori saranno le informazioni utilizzabili per i vostri futuri processi di acquisto.
Qual è il prodotto che permette tutto questo? AirPlus Virtual Cards Procurement, la nostra soluzione di pagamento dedicata agli acquisti online e ricorrenti, che può essere integrata in modo semplice nelle vostre piattaforme e sistemi esistenti.
Pronti per il futuro
Quando si arriverà a una configurazione perfetta dello smart working, saprete già di cosa avete bisogno, dove trovarlo e come. Nessuno sa cosa ci riserva il futuro e se chi di noi sta lavorando ora da casa tornerà in ufficio, continuerà in una modalità ibrida o se la casa verrà eletta dall’azienda come la postazione lavorativa d’elezione. Tenete comunque a mente i nostri consigli e renderete la vostra casa il migliore ufficio di sempre.
