Le aziende a livello europeo hanno per lo più digitalizzato il sistema degli acquisti indiretti, ciononostante i responsabili acquisti identificano ancora debolezze nel processo.
Questo il risultato di un’indagine condotta da AirPlus International su 534 responsabili acquisti in nove paesi europei (Austria, Belgio, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Olanda, Svizzera, Regno Unito).
Per acquisti indiretti si intende la spesa per beni e servizi necessari all’operatività e al business, come IT, marketing, Telco, logistica, facility e che non afferiscono direttamente alla produzione.
L’indagine rileva luci e ombre su questo tema.
E-procurement e processi codificati sono ormai la norma
L’80% delle aziende intervistate in Europa afferma di aver già digitalizzato i processi procurement con un programma o una piattaforma specifica (e-procurement). Le soluzioni più frequenti sono quelle sviluppate internamente (menzionate dal 25% dei partecipanti all’indagine), seguite da IBM Procure (12%), SAP Concur Invoice (11%) e Coupa (7%).
In aggiunta, la maggioranza delle aziende intervistate (64%) dispone anche di un processo standardizzato per gli acquisti indiretti, mentre il 28% sta pianificando di implementarne uno.
Il controllo fatture e pagamenti costituisce ancora un’area di debolezza
Ciò detto, la maggior parte dei partecipanti al sondaggio identifica ampi margini di miglioramento per quanto concerne le politiche di acquisto della propria azienda relativamente ai processi procure-to-pay. Le aree di inefficienza riguardano specialmente il controllo delle fatture (menzionate dal 54%), ma anche i pagamenti (43%) e gli ordini (31%). Solo il 16% degli intervistati è completamente soddisfatto del processo.
La domanda circa i sistemi di pagamento abituali per gli acquisti indiretti mostra un quadro frammentato: i bonifici bancari sono il sistema maggiormente utilizzato (menzionato dal 45%), seguito dalle carte di credito fisiche o virtuali (rispettivamente 43% e 39%). Un terzo dei rispondenti (33%) ha dichiarato che i dipendenti in azienda anticipano pagando di tasca propria e vengono poi rimborsati.
"Le aziende hanno la consapevolezza che i processi d’acquisto devono essere digitalizzati e stanno investendo in questa direzione. Nonostante ciò, non ci sorprende che i manager aziendali vedano ancora aree di miglioramento nell’area dei pagamenti" afferma Stefan Waelde, Head of Business Development B2B Payments di AirPlus. "Pagamenti via bonifico, contanti e anticipi da parte dei dipendenti comportano ancora molto lavoro manuale e perdita di tempo– specialmente per quegli acquisti da piattaforme online, di servizi web, così come per acquisti occasionali ad hoc dovuti a necessità improvvise. In più, le aziende si perdono in questo modo informazioni importanti che potrebbero aiutarle nell’ottimizzazione della spesa e nel controllo delle fatture. Sistemi di pagamento come le carte di credito virtuali forniscono tutte le informazioni e i dati necessari e possono essere generate facilmente e velocemente, per poi essere utilizzate da ogni dipendente – all’interno di determinate regole. È importante che le aziende si attrezzino con queste soluzioni, dal momento che sempre più ordini avvengono online e richiedono pagamenti tramite carta”.
