Lorsqu’une entreprise envoie de nombreux collaborateurs en voyages d’affaires chaque année, les dépenses hôtelières ne sont pas un poste de coûts anodin.
Une gestion précise du budget hôtellerie devient rapidement nécessaire, au risque de voir ses dépenses de mobilité s’enflammer.
Difficile toutefois de piloter ce budget avec précision : les dépenses hôtelières sont difficiles à observer, à analyser et à anticiper.
La visibilité sur les dépenses hôtelières est donc un enjeu crucial… mais complexe. Elle varie en fonction de nombreux facteurs :
- Le distributeur choisi : agences de voyages, plateformes de réservation, etc.
- Les outils de gestion utilisés pour piloter les dépenses
- Le moyen de paiement utilisé pour les transactions
S’il existe plusieurs bonnes pratiques pour rendre ces transactions plus transparentes…
… Une seule vous permettra d’obtenir 100% de visibilité !
Il s’agit des solutions de paiement centralisé, comme la carte logée et la carte virtuelle.
Découvrez pourquoi le moyen de paiement utilisé a une telle influence sur la visibilité des dépenses hôtelières. Nous vous proposons ensuite de comparer les deux solutions qui apportent une visibilité maximale : la carte logée et la carte virtuelle.
1. Pourquoi la visibilité des dépenses dépend-elle du moyen de paiement utilisé ?
La visibilité sur votre budget hôtelier est composée de deux éléments :
- La transparence des données à disposition, qu’importe le moyen de réservation ou le distributeur choisi
- L’accessibilité de ces données - le mieux étant l’accessibilité en temps réel, pour suivre et anticiper précisément vos dépenses hôtelières
Or, les réservations et les factures traditionnelles ne remplissent pas ces conditions de visibilité :
- Ces documents sont plus ou moins détaillés.
- Les dépenses ont toujours une part d’opacité, qui varie selon le distributeur (opacité du montant de la commission pratiquée, par exemple).
- Ces documents ne vous permettent d’analyser les dépenses hôtelières qu’après le règlement de la nuitée - impossible donc d’effectuer un suivi en temps réel.
- D’un établissement hôtelier à l’autre, le niveau de détail des factures et des réservations varie. Vous n’aurez pas toujours les mêmes informations à disposition : ne comptez pas sur des informations comme le nombre de nuitées réglées ou le montant des extras...
Ainsi, si votre analyse du budget hôtelier s’appuie sur les informations de chaque duo facture - réservation, elle ne sera jamais complète. Il manquera toujours des informations, notamment celles liées aux annulations (no-show).
De plus, l’analyse ne sera menée qu’après coup - après règlement et réception des factures.
Où puiser vos données de transactions hôtelières, si ce n’est sur les réservations et les factures traditionnelles ?
Le fichier qui vous apporte un maximum de visibilité est le reporting de vos moyens de paiement. C’est le meilleur résumé des dépenses hôtelières de vos collaborateurs.
Cependant, chaque solution de paiement n’apporte pas une visibilité maximale sur vos dépenses. La carte corporate, par exemple, livre un reporting avec un niveau de détail restreint.
Pour obtenir 100% de visibilité, choisissez une solution de paiement couplée à votre plateforme de réservation. Non seulement vous profitez de dépenses détaillées, mais vous êtes également en mesure d’anticiper les futures dépenses et de les suivre en temps réel - soit toutes les conditions nécessaires pour une visibilité optimale.
Orientez-vous vers les solutions de paiement centralisé :
- La carte virtuelle remonte les données de transactions en temps réel et centralise les paiements pour faciliter le suivi du budget. Elle offre un contrôle total sur le montant des dépenses, fonctionnalité très pratique pour anticiper et maîtriser au mieux le budget hôtel. Sa spécificité est d’être à usage unique et très sécurisée.
- La carte logée centralise également les paiements et offre par ailleurs un reporting plus poussé, grâce au relevé unique de facturation. Ce dernier recense toutes les transactions hôtelières, chacune enrichie avec les informations de réservation et un grand niveau de détail.
2. La visibilité sur 100% de votre budget hôtel grâce à la carte logée
La carte logée est, comme son nom l’indique, “logée” chez un prestataire de voyages - souvent une agence de voyages ou un self booking tool.
Vos collaborateurs réservent alors leurs hôtels via la plateforme de réservation du prestataire. Après la nuitée, c’est le prestataire de carte logée qui se charge de régler immédiatement l’établissement hôtelier. L’ensemble des dépenses sont centralisées sur un relevé de facturation unique, avec l’intégralité des informations de réservation. Vous n’avez qu’un seul débit à réaliser pour payer l’ensemble des hôtels sollicités dans le mois.
Pourquoi ce fonctionnement particulier permet-il de bénéficier d’une plus grande visibilité sur les dépenses hôtelières ?
Retraçons le parcours de l’information financière lors de l’utilisation de la carte logée:
- Maîtrise des coûts avant la réservation : le système de réservation mis à disposition de vos collaborateurs n’autorise que la réservation d’hôtels correspondant aux critères de la Politique de Voyages de votre Entreprise (PVE). Cela favorise la visibilité sur le budget hôtels en limitant les transactions non conformes et les abus.
- Anticipation de la facturation : grâce à la plateforme de réservation dédiée, vous anticipez les dépenses en amont des voyages d’affaires, dès la sélection des hôtels.
- Déroulement du voyage d’affaires : lorsque la nuitée est effectuée, le prestataire règle l’hôtel et ajoute les informations de transactions sur votre relevé de facturation unique. Vous profitez d’une information très détaillée, avec de multiples champs analytiques.
- Règlement effectif des hôtels : vous n’avez qu’une facturation unique à réaliser en fin de mois auprès de votre prestataire. Profitez de ce débit différé pour anticiper vos flux de trésorerie, analyser votre budget hôtel et ajuster si besoin votre PVE.
En résumé, la carte logée ne se contente pas de rendre visibles les montants des nuitées. Les transactions sont enrichies de données additionnelles très détaillées.
La carte logée offre également une excellente visibilité sur les flux de trésorerie, avec un seul débit différé à prendre en compte.
Enfin, la centralisation des paiements et la vue consolidée des dépenses de l’ensemble de vos collaborateurs sont des outils précieux pour maîtriser le budget hôtel au niveau global.
3. La visibilité sur 100% de votre budget hôtel grâce à la carte virtuelle
La carte virtuelle est une carte à usage unique : chaque dépense fait l’objet de l’émission d’un nouveau numéro de carte.
Ce numéro est associé à un montant, un fournisseur et un délai d’utilisation.
Quand la carte virtuelle est utilisée, la dépense est immédiatement remontée dans le système d’informations, ce qui permet un suivi en temps réel des transactions.
Pourquoi son usage est-il particulièrement apprécié pour rendre visible les budgets hôteliers ?
- Lors de la réservation : une carte virtuelle qui correspond au montant de la nuitée et au nom de l’établissement est émise.
- Déroulement du voyage d’affaires : lorsque la nuitée est effectuée, la carte virtuelle est débitée. Vous en êtes informé en temps réel, avec les détails de la transaction.
- Vision globale des voyages d’affaires : grâce à la centralisation des paiements, vous disposez d’une vue consolidée avec l’ensemble des cartes virtuelles utilisées.
Ainsi, le fonctionnement de la carte virtuelle diffère de celui de la carte logée.
Cependant, elle aussi offre un grand niveau de détail dans le reporting des frais d’hôtels. De plus, vous maîtrisez votre budget dès l’émission du numéro de carte, soit au moment de la réservation hôtelière.
Ces deux solutions de paiement centralisé concrétisent l’idéal de tout travel manager : une visibilité sur 100% du budget hôtelier.
Pour faire votre choix entre carte logée et carte virtuelle, nous vous conseillons de réfléchir aux différences d’usage.
Souvent, la carte logée est adoptée par les entreprises qui envoient fréquemment des employés en déplacements professionnels, tandis que la carte virtuelle est appréciée de celles qui n’organisent qu’occasionnellement des voyages d’affaires.
