Come ottimizzare le spese procurement online con le carte virtuali
Qual è il modo migliore per effettuare i pagamenti relativi agli acquisti aziendali, in un momento storico in cui sempre più beni e servizi vengono comprati online, e contemporaneamente si è cominciato a lavorare massicciamente da remoto? Sono molte le aziende che hanno iniziato a porsi questa domanda.
La risposta a questo quesito c’è: si tratta delle carte virtuali. Con le carte virtuali, che permettono di ottimizzare la spesa online delle aziende semplificando i processi e facilitando il monitoraggio, i pagamenti vengono addebitati su un unico conto corrente centralizzato e avvengono in modo facile, veloce e sicuro.
Vediamo insieme quali sono le principali problematiche che le aziende devono affrontare nel processo di acquisto online, e come possano essere superate con l’utilizzo delle carte virtuali.
L' inarrestabile crescita delle spese online
Come abbiamo già avuto modo di osservare in questo blog, non sono solo i consumatori singoli a optare in maniera importante per gli acquisti via internet. Anche le aziende, in particolare con il passaggio al lavoro da casa e la presenza via via più massiccia di piattaforme e fornitori online, scelgono sempre più frequentemente, e trasversalmente ai vari reparti, gli acquisti digitali – che portano con sé, indubbiamente, evidenti vantaggi.
A riprova di ciò, una ricerca condotta dalla rivista inglese Digital Commerce 360 ha evidenziato come oltre il 70% delle aziende intervistate dichiari che il volume degli acquisti online aumenterà nei prossimi anni, e più di un quarto di esse affermi che questo crescerà in modo significativo [1].
Le cose, però, non sono così semplici come potrebbe sembrare: in particolare per le aziende, gli acquisti online sono anche sinonimo di nuove criticità, diventate più acute con l’avanzare della pandemia.
Le criticità dei processi d'acquisto B2B digitali
Il metodo assolutamente più diffuso per pagare gli acquisti online è, ovviamente, l’utilizzo della carta di credito. Le aziende, però, non sono ancora adeguatamente preparate a questa situazione: esse, per lo più, non dispongono di metodi di pagamento centralizzati, adatti a gestire gli acquisti aziendali. Ne è la prova il fatto che il 60% delle aziende corporate intervistate da AirPlus in una recente ricerca abbia risposto di utilizzare tre o più metodi di pagamento in parallelo [2]. Si tratta, per lo più, di bonifici bancari o di addebiti diretti, almeno dove questi sono supportati.
Ma qui nasce il problema: molte piattaforme online, infatti, non accettano queste modalità di pagamento, e così diverse aziende aggirano l’ostacolo chiedendo ai dipendenti di pagare con la propria carta di credito privata, oppure utilizzano un prepagata o una carta intestata al reparto aziendale o anche una carta del manager, per poi inserire il rimborso in nota spese.
In questo modo, tuttavia, è davvero difficile monitorare tutte le uscite, poiché sono effettuate su molteplici canali e piattaforme, da dipendenti diversi e attraverso differenti metodi di pagamento.
Ma questo non basta: recentemente a complicare le cose si è aggiunta la normativa sull' Autenticazione Forte del Cliente o "SCA", entrata in vigore a partire da gennaio 2021. Essa prevede che quando si accede a un conto online e si effettuano pagamenti elettronici, vengano sempre forniti due fattori distinti di autenticazione. Denominata autenticazione a due fattori, o "2FA" in breve, questa procedura consente agli emittenti delle carte di credito di verificare l'identità di chi paga prima di autorizzare una transazione.
Per quanto questa procedura sia stata pensata per garantire una maggiore sicurezza delle transazioni online, essa complica, di fatto, i processi dei pagamenti aziendali, che non sono, così, né flessibili, né rapidi – come invece ci si aspetterebbe.
Come risolvere il problema dei pagamenti aziendali online
Dovrebbe ora esserci chiaro quali sono le maggiori criticità che le aziende affrontano relativamente ai pagamenti degli acquisti online: da un lato è difficile monitorare le spese in maniera efficace, e dall’altro manca un metodo di pagamento centralizzato, sicuro e veloce per saldare gli acquisti online. Non a caso, il 33% delle aziende intervistate da AirPlus ha evidenziato di avere preoccupazioni circa la sicurezza dei pagamenti online, e un altro 13% fatica a fornire in tempi veloci una soluzione di pagamento ai propri dipendenti quando devono affrontare una spesa online, e a ridurre il loro carico di lavoro amministrativo [3].
E qui entrano in gioco le carte virtuali che permettono alle aziende di effettuare pagamenti in maniera facile, rapida e sicura.
Come le carte virtuali ottimizzano i processi di acquisto
Le carte virtuali sono la risposta alle criticità che abbiamo elencato sopra – ossia la difficoltà ad effettuare pagamenti veloci e sicuri, evitando pagamenti da soggetti diversi e centri di pagamento differenti.
La sicurezza è uno dei principali vantaggi offerti dalle carte virtuali. Numeri di carta univoci, con le informazioni relative alla carta, possono essere generati in pochi secondi, o addirittura automaticamente. Le carte, inoltre, possono essere limitate ad un utilizzo specifico, per un importo specifico o per un periodo definito. Poiché la loro validità scade dopo l’utilizzo, infine, il rischio di un uso improprio si riduce ulteriormente.
A proposito di SCA
Ma arriviamo a un vantaggio non indifferente offerto dalle carte virtuali relativamente alla problematica SCA: grazie a processi e a protocolli che sono stati classificati come particolarmente sicuri, le carte virtuali single-use AirPlus sono esenti dalla applicazione della autenticazione a 2 fattori. Questo significa che, quando si effettuano dei pagamenti con le carte virtuali single-use non sono necessari PIN o password – e questo permette flessibilità e risparmio di tempo.
Per le operazioni effettuate con le carte virtuali AirPlus multi-use per i pagamenti ricorrenti è necessario autorizzare la prima transazione con OTP e password, ma a seguire è possibile rendere il fornitore come ricorrente in modo da non dover più applicare la 2FA ad ogni transazione.
Nuovi problemi richiedono soluzioni moderne
Per tutti questi motivi, quindi, le carte virtuali rappresentano davvero il modo migliore per ottimizzare i pagamenti aziendali: non c’è più bisogno di effettuare dei pagamenti su carte prese a prestito, che richiedono la condivisione di codici e password.
L’amministrazione potrà avere facilmente una panoramica delle spese senza dover aspettare le note spese dei dipendenti che hanno pagato con le loro carte.
La possibilità, infine, di limitare le carte a pagamenti specifici le rende più sicure e permette di avere un maggior controllo e di tenere traccia più facilmente delle spese relative agli acquisti B2B.
