Acquisto di servizi software & cloud: 3 casi di applicazione di AirPlus Virtual Cards
Quali software state utilizzando nella vostra azienda? Per molti è probabile che la risposta a questa domanda sia ‘parecchi'. Come tenete sotto controllo i pagamenti delle fee per tutti questi software?
Questa domanda sta diventando incredibilmente importante, poiché sempre più software si stanno orientando verso modelli di pagamento con fee periodiche. Allo stesso tempo, il mercato del software si sta frammentando, il che significa che si stanno moltiplicando i fornitori utilizzati.
Fortunatamente, noi abbiamo la soluzione.
Abbiamo sviluppato AirPlus Virtual Cards Procurement come sistema di pagamento centralizzato online, ideale per pagare sia le fee di sottoscrizione “one-shot” che quelle periodiche associate ai servizi software e cloud: un mercato che è destinato a crescere ulteriormente nel tempo.
Per ispirarvi abbiamo identificato, per alcuni casi di pagamento di queste sottoscrizioni, il prima e il dopo l'adozione di Virtual Cards Procurement.
1. Indagini di mercato
In un mercato sempre più competitivo, le informazioni possono fare la differenza. A questo scopo, molti in azienda utilizzano SurveyMonkey; un tool online che consente ai diversi reparti di condurre indagini e sondaggi. Poiché questo tool non è utilizzato a livello aziendale, ma attraverso account singoli o account di reparto, si deve pagare una sottoscrizione personale, mediante carta.
2. Archiviazione cloud
Sembra che tutto si stia spostando su cloud, compresa l’archiviazione. Ciò ha un senso, poiché rende molto più semplice condividere i file e salvarli fra dispositivi differenti e averli sempre a disposizione. Ecco perché alcuni dipendenti o reparti in azienda possono trovarsi nella situazione di dover acquistare sistemi di salvataggio e archiviazione su cloud o semplicemente maggiore spazio. Utilizziamo come esempio Google Cloud Storage. A livello di singoli e sulla base dello spazio necessario richiesto, questo servizio richiede pagamenti mensili. Poiché si basa su volumi di spazio, vi è anche la possibilità di eseguire singoli pagamenti mediante carta secondo le necessità che si presentano durante l’anno.
3. Servizi di traduzione
Chi non utilizza, in questo scenario globale, tool di traduzione multilingue? I servizi disponibili gratuitamente non sono adatti all’ambito professionale e dunque sempre più in azienda si sottoscrivono servizi e piattaforme online di traduzione multilingue quali ad esempio DeepL Pro.
Vi sono alcuni programmi disponibili fra cui scegliere che prevedono pagamenti mensili o annuali. A meno che non sia disponibile una soluzione aziendale, i diversi team o i singoli dovranno avere una carta a disposizione per acquistarli online.
Prima:
Il reparto o il singolo richiede l’approvazione per l’acquisto al proprio responsabile prima di ordinare online il tool o più spazio cloud. Il responsabile di reparto o il singolo dovranno pagare personalmente e poi presentare una richiesta di rimborso.
Inoltre questi tipi di pagamenti richiedono principalmente pagamenti attraverso fee periodiche mensili che dovranno essere saldate ogni mese con una carta di credito.
Anche se l’organizzazione non acquista il servizio centralmente, centralmente deve poi in ogni caso elaborare i pagamenti.
Ciò mette in difficoltà i reparti acquisti e finanza, poiché il fornitore non è nel database aziendale, e non avviene né un processo di approvazione né di onboarding del fornitore. Inoltre, l’acquisto sarà visibile solo dopo che è stato eseguito, una volta inserito a rimborso.
Dopo:
Con AirPlus Virtual Cards, i fornitori utilizzati occasionalmente non costituiscono più il problema. Ciò è possibile grazie alla qualità dei dati offerta dalle carte. Per ogni acquisto, si possono aggiungere vari campi a completamento dei dati presenti nell’estratto conto.
Questi dati non solo aiutano nella riconciliazione e nell’allocazione dei costi, ma offrono anche piena trasparenza e una panoramica in tempo reale di ogni pagamento che viene eseguito. Ciò rende molto più facile identificare il fornitore, da quale reparto è stato effettuato l’acquisto e per quale centro di costo.
L’organizzazione può anche consentire al team o al singolo di creare un’AirPlus Virtual Card e di definire anche l’importo necessario allo scopo. Dopo l’approvazione, sarà possibile pagare con carta virtuale quale metodo di pagamento centralizzato, il che significa che non sarà più necessario anticipare il pagamento.
Qualcuno di questi scenari vi suona famigliare?
Con la nostra soluzione Virtual Cards Procurement, potrete far fronte facilmente alla crescente domanda di sottoscrizioni e acquisto licenze e servizi cloud . Quelli che abbiamo presentato oggi sono solo alcuni esempi che vediamo in scenari aziendali reali e che aiutano a ridurre il tempo e i costi legati a queste tipologie di acquisti.
Siete pronti ad adottare una soluzione di pagamento digitale che vi supporti nel far fronte alla subscription economy? Allora approfondite assieme a noi AirPlus Virtual Cards Procurement e come si può adattare al vostro caso aziendale!
