Dans l’art de la maîtrise des coûts hôteliers, la négociation est une arme redoutable.
Existe-t-il un meilleur moyen pour réaliser des économies sur les dépenses relatives aux déplacements professionnels ?
Que vous ayez à coeur de disposer d’une offre hôtelière régulièrement actualisée, de bénéficier de tarifs toujours compétitifs ou simplement de contrôler au mieux votre budget hôtels, la discussion avec vos fournisseurs est un passage obligé.
En effet, de nombreux avantages s’offrent aux entreprises les plus persuasives :
- Des rabais supplémentaires
- Des délais de paiement
- Des offres de fidélité
- Une réduction des taxes et des commissions pratiquées par les distributeurs et les agences de voyages
Cependant, pour être convaincant, il ne suffit pas d’envoyer au front vos meilleurs orateurs.
Il faut surtout présenter des arguments solides.
Avant même d’engager la discussion, plusieurs éléments vous positionnent favorablement envers les fournisseurs :
- Votre capacité à régler vos factures rapidement
- Le niveau de crédit de votre entreprise
- Le volume d’achats réalisés auprès du fournisseur en question
- Votre fidélité envers ce fournisseur
- Etc…
Si ces éléments contribuent à négocier des tarifs réduits auprès de vos fournisseurs, ils ne suffiront pas pour faire valoir des demandes plus spécifiques.
Quels arguments devez-vous alors avancer pour appuyer vos propos ?
Il en existe un type particulièrement efficace : les arguments validés par les données...
… Mais encore faut-il que ces dernières soient suffisamment détaillées !
C’est pourquoi la granularité des données est particulièrement importante en négociation.
Découvrez comment faire de la granularité de vos données hôtelières un atout de poids face à vos fournisseurs.
À l’ère de la transparence, la donnée est synonyme de pouvoir
Savez-vous pourquoi nous insistons autant sur le rôle exercé par les données hôtelières et sur la nécessité de leur transparence ?
Le paysage hôtelier ne cesse d’évoluer. Désormais, les entreprises sont capables d’observer dans le détail les dépenses effectuées en déplacements professionnels - ce qui n’a pas toujours été le cas.
L'avènement de la transparence des informations contraint alors les établissements hôteliers et leurs distributeurs à revoir leurs pratiques. La fin de l’opacité des données signifie ainsi la fin des pratiques abusives (ou du moins, des pratiques perçues comme telles).
Exit, les charges ou les commissions trop élevées.
Vous comprenez donc l’importance des données hôtelières, véritable arme de négociation pour maîtriser toujours mieux vos dépenses de mobilité.
La donnée est le seul argument véritablement objectif dont vous disposez :
- Les autres arguments, comme la fidélité ou les volumes d’achats, donnent lieu à une évaluation subjective et non quantifiable.
À partir de combien d’années de collaboration devenez-vous un client fidèle ? 1 an ? 5 ans ? Combien de prestations devez-vous acheter avant que votre volume de transactions soit significatif aux yeux de votre fournisseur ? Difficile d’évaluer si votre entreprise est une excellente cliente ou non à partir de ces seuls critères.
- Au contraire, les informations chiffrées ne laissent pas de place à l’évaluation qualitative. Cela en fait un argument imparable !
Si vous identifiez une hausse de la commission pratiquée par un distributeur grâce à l’analyse des données hôtelières, cela laisse peu de place au doute : les chiffres vous donnent l’occasion d’ouvrir une renégociation des termes de votre collaboration avec le fournisseur concerné.
La granularité des données comme arme de négociation
La granularité des données correspond au niveau de détail de ces dernières.
Dans le cas des dépenses hôtelières, selon le niveau de granularité, vous accéderez aux champs analytiques suivants :
- Le montant par nuitée d’hôtel
- Le nombre de nuitées réglées
- La catégorie de l’établissement hôtelier
- Le type de chambre réservée
- Le montant des extras : petit-déjeuner, Wi-Fi, parking, etc.
- Le niveau de commission pratiquée par le distributeur
- Le montant de la taxe de séjour
- Le montant des éventuels frais d’annulation
Cette liste n’est pas exhaustive, certaines solutions vous offrant même la possibilité de personnaliser vos champs analytiques.
Pourquoi la granularité des données hôtelières influence-t-elle le cours de vos négociations ?
Lorsque vos données sont peu granulaires - ce qui est le cas par exemple lorsque vous extrayez uniquement les informations issues des factures et des réservations d’hôtels - vous connaissez le montant global des prestations, sans davantage de précision.
Vous ne pourrez alors négocier que sur des montants totaux, sans affiner vos arguments à l’aide de données spécifiques. Difficile de discuter de la commission de l’agence de voyages ou du prix du petit-déjeuner dans ces conditions !
Vous l’avez compris :
Plus vos données seront granulaires, plus vos arguments seront aiguisés pour formuler des demandes spécifiques auprès des fournisseurs.
Alors, préparez-vous pour vos futures négociations en vous assurant de disposer des données les plus granulaires possibles !
Pour cela, veillez à optimiser la transparence de vos dépenses hôtelières.
N’hésitez pas à viser haut ! Il est tout à fait faisable de profiter d’une visibilité à 100% en réglant vos hôtels avec des solutions de paiement centralisé, comme la carte logée et la carte virtuelle.
Ces dernières sont les seuls moyens de profiter de certains champs analytiques très précis, comme la marge des agences de voyages ou des plateformes de réservation.
Résultat ?
Les entreprises négocient des tarifs 10 à 15% plus avantageux après mise en place d’une solution de paiement centralisé.
