La carte logée, ou compte logé, est une solution de paiement dédiée à l’entreprise.
Il s’agit de l’une des principales solutions de paiement centralisé :
Elle permet de régler et de piloter en un seul lieu les transactions associées aux déplacements professionnels - du billet d’avion à la chambre d’hôtel.
Devriez-vous envisager de mettre en place une carte logée au sein de votre entreprise ?
Pour documenter au mieux votre décision, nous vous exposons ici le fonctionnement de la carte logée, les usages pour lesquels elle est particulièrement pertinente ainsi que les avantages de son utilisation.
Comment fonctionne la carte logée ?
La carte logée n’a pas grand chose à voir avec les moyens de paiement classiques.
- Il s’agit d’une seule carte, utilisée par l’ensemble des travel managers et collaborateurs habilités
- Cette carte est dématérialisée
- Et, sa principale différence : elle est “logée” au sein de votre agence de voyages, de votre service voyages ou de vos outils de réservation en ligne (Hotel Booking Tool et Self Booking Tool).
Concrètement, qu’est-ce que cela implique ?
Cela signifie que les paiements sont effectués via un réseau de partenaires, notamment des agences de voyages et des Self-Booking Tools (SBT).
Le paiement est alors intermédié :
- Vous effectuez vos réservations pour des prestations de voyages via un partenaire marchand.
- À chaque réservation, le partenaire marchand règle le fournisseur final.
- De votre côté, vous recevez un relevé de facturation unique en fin de mois, qui centralise l’ensemble des prestations de voyages - tous fournisseurs compris.
- Vous réalisez un débit unique pour régler l’ensemble des prestations du mois.
Délai de paiement long, facturation simplifiée… Nous reviendrons sur les avantages dont bénéficient les entreprises en dernière partie de cet article.
Cependant, il est important de noter que l’entreprise cliente n’est pas la seule à profiter des atouts de la carte logée :
- Le fournisseur final ne souffre d’aucun délai de paiement ou de risque d’impayé.
- L’agence de voyages allège sa gestion des transactions, en comparaison avec les paiements par chèque ou par virement bancaire.
La carte logée est donc la garante d’une relation gagnant - gagnant entre l’entreprise et les prestataires de voyages.
Pour quelles transactions utiliser la carte logée ?
La carte logée est idéale pour régler les dépenses de mobilité...
… Et plus particulièrement celles qui peuvent être réservées via un marchand.
Les prestations suivantes en sont les principaux exemples :
- Le transport aérien ou ferroviaire
- La location de voitures
- L’hôtellerie
- Parfois, la restauration
- Etc.
En résumé, s’il est possible de réserver la prestation via votre prestataire voyages, alors la carte logée en est le moyen de paiement adéquat.
Cet usage distingue ainsi la carte logée de la carte corporate :
- Toutes deux servent à régler des dépenses de mobilité
- La carte logée est à privilégier pour les réservations de prestations de voyages en amont
- Tandis que l’usage de la carte corporate est plus pertinent pour les dépenses non anticipées, qui ont lieu en cours de déplacement (par exemple les frais de taxi ou de bouche)
Enfin, la carte logée présente des avantages similaires à la carte virtuelle - qui est également une solution de paiement centralisé :
- L’usage de la carte logée est conseillée lorsque l’entreprise organise de nombreux voyages d’affaires au cours de l’année
- Tandis que la carte virtuelle sera suffisante dans le cas de déplacements professionnels peu fréquents.
Quels sont les avantages de la carte logée ?
Vous l’avez donc compris :
La carte logée est une solution de paiement centralisé, particulièrement pertinente pour les réservations de voyages d’affaires.
Allons plus loin : quels bénéfices concrets les entreprises tirent-elles de la mise en place et de l’utilisation d’une carte logée ?
- Pour l’entreprise, ces bénéfices sont aussi bien d’ordre organisationnel que financier.
- Pour les voyageurs d’affaires, la carte logée contribue à améliorer le confort et la sécurité en déplacement professionnel.
Les avantages organisationnels de la carte logée
Une plus grande maîtrise des coûts et du budget alloué aux voyages d’affaires
Mettre en place une carte logée transforme profondément vos procédures de gestion associées aux voyages d’affaires.
La première raison à cela :
Le reporting des transactions réalisées est extrêmement fin et vous profitez d’une vue consolidée de l’ensemble des dépenses de voyages.
En effet, avec un niveau de détail supérieur aux reportings fournis par les autres moyens de paiement, la carte logée est le meilleur outil à votre disposition pour optimiser la visibilité sur vos dépenses de voyages d’affaires.
Les dépenses de mobilité étant par nature très opaques - et notamment les dépenses hôtelières - une meilleure visibilité est immédiatement synonyme d’une plus grande maîtrise du budget !
Voici quelques conséquences concrètes de ce gain de visibilité d’un point de vue organisationnel :
- Vous documentez mieux le choix de vos fournisseurs
- Vous quantifiez les économies potentielles dans la politique d’achats
- Vous identifiez les accords potentiels et les négociations à mener
Une procédure de paiement simplifiée
Comme évoqué précédemment, avec une carte logée, le paiement est intermédié. Le prestataire de voyages prend en charge le paiement de chaque fournisseur final.
Vous déléguez ainsi la gestion multi-fournisseurs et multi-factures :
- Vous n’avez qu’un relevé de facturation unique à traiter
- Vous n’avez qu’un paiement à effectuer
- Vous n’avez qu’un interlocuteur unique à gérer (...alors que vous avez contracté des prestations auprès de fournisseurs divers !)
La procédure de paiement est largement simplifiée, allégeant par la même occasion votre gestion.
Un traitement des dépenses de mobilité plus fluide
Conséquence directe de la simplification de la procédure de paiement, la carte logée fluidifie également le traitement des transactions.
- Non seulement vous troquez de multiples factures et de multiples fournisseurs contre un relevé de facturation unique…
- … Mais, en plus, les données relatives aux transactions sont intégrées automatiquement dans vos outils de gestion et de comptabilité.
Vos dépenses sont ainsi centralisées et leur traitement est en grande partie automatisé :
- Les factures sont dématérialisées : terminée, la saisie manuelle des factures !
Le saviez-vous ? La dématérialisation des factures fait tomber le coût de traitement d’une facture de 15€ à 5€… soit une économie de 10€ par facture ! (source : EY)
- Le rapprochement facture - réservation est automatique : terminée, la fastidieuse réconciliation manuelle entre les flux financiers et les flux de voyages !
Cas client : Chez Kuehne + Nagel, après la mise en place de la carte logée, cette procédure de rapprochement est passée de 3 - 4 jours en moyenne à… quelques secondes !
- Vos voyageurs d’affaires n’avancent plus de frais pour leurs réservations : terminée, le traitement des notes de frais !
Le saviez-vous ? Le traitement d’une note de frais coûte en moyenne 53€… voire 101€ lorsqu’elle doit être révisée ! La suppression d’une partie des avances de frais est ainsi une véritable source d’économies.
(source : Étude HRS GBTA, 2015)
Les avantages financiers de la carte logée
L’optimisation organisationnelle génère des économies
Conséquence directe du point précédent :
L’optimisation des procédures de gestion se traduit par des économies :
- Les procédures coûteuses et chronophages sont simplifiées ou supprimées
- Grâce à la visibilité sur les dépenses, vous identifiez aisément les points d’amélioration de votre politique de voyages
Carte logée et “Best Buy”
La carte logée se prête particulièrement à la pratique du “Best Buy”.
Cette pratique consiste à croiser les prix les plus avantageux du marché avec les critères de votre politique voyages.
La carte étant logée au sein d’un réseau de voyages, et donc étant acceptée par un très grand nombre de fournisseurs, elle favorise d’autant plus le Best Buy.
Des négociations plus efficaces avec vos fournisseurs
L’utilisation d’une carte logée accroît votre pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
Pourquoi ? Tout simplement parce que vous avez désormais accès à une représentation indépendante et fiable de vos paiements.
Ces données sont des arguments imparables lors de vos discussions.
Grâce à celles-ci, ne portez plus vos négociations sur des économies globales, mais sur des frais spécifiques.
Portez par exemple votre attention sur les frais annexes :
- Les surtaxes de carburant
- Les taxes d’aéroport
- La commission des agences
- Etc.
Vous construirez ainsi une argumentation précise et documentée.
Cas client : Suite à la mise en place de la carte logée et grâce à leurs données de transactions détaillées, les Aéroports de Paris ont négocié une réduction de 136 000 € auprès de leurs fournisseurs, soit 6% du budget aérien annuel.
Une meilleure gestion de la trésorerie
Historiquement, les flux de trésorerie liés aux déplacements professionnels étaient complexes à piloter :
- Les dépenses de voyages sont de natures diverses, chaque type de dépenses pouvant faire l’objet d’un mode de paiement particulier
- Les fournisseurs sont nombreux et il y a au moins autant de transactions à gérer
- Les mouvements de trésorerie sont difficiles à anticiper
En utilisant la carte logée, vous centralisez une grande partie des dépenses voyages - les dépenses de billetterie et les prestations réservables. Toutes ces dépenses sont réglées de la même façon et au même moment grâce au débit différé unique.
Du point de vue de la trésorerie, cela a plusieurs conséquences :
- Les débits liés aux voyages d’affaires deviennent un unique débit, facile à anticiper et complètement transparent
- Le délai avant paiement est suffisamment long pour contrôler les entrées figurant sur le relevé de facturation
Au-delà de la simplification de la gestion, c’est le besoin en fonds de roulement (BFR) de votre entreprise qui s’améliore. Profitez du délai de paiement pour faire travailler votre trésorerie et pour mener vos opérations financières.
La suppression du risque de fraude
Concrètement, la carte logée est un numéro de carte unique qui fonctionne au sein d’un réseau de paiement spécifique - un réseau de prestataires de voyages.
Le risque de fraude est alors nul : impossible de s’en servir en dehors de ce réseau d’acceptation !
Les avantages de la carte logée pour le voyageur d’affaires
La carte logée bénéficie donc aux entreprises d’un point de vue organisationnel et financier.
Du point de vue des voyageurs d’affaires, la carte logée présente également plusieurs avantages :
Un confort accru lors des déplacements professionnels
Le confort est un facteur crucial dans le bon déroulement d’un voyage d’affaires. Il n’est pas toujours évident de se concentrer sur son objectif lorsque l’on évolue dans un environnement nouveau.
En anticipant le déplacement professionnel et en effectuant toutes les réservations de transport et de logement en amont, vous soulagez d’un poids le voyageur d’affaires :
Le voyage se déroule de façon fluide et l’employé ne perd pas d’énergie à se déplacer.
De plus, un volet entier des voyages d’affaires est supprimé, ce qui représente un gain de temps considérable : l’émission et le suivi des notes de frais.
La trésorerie personnelle (et la santé mentale) de vos voyageurs d’affaires épargnées
La carte logée ne fluidifie pas seulement le déroulement du déplacement professionnel. Elle supprime surtout un aspect très anxiogène des voyages d’affaires : la gestion des dépenses et des notes de frais.
Réfléchir aux dépenses couvertes ou non par la politique de l’entreprise, conserver soigneusement les justificatifs, émettre les notes de frais et suivre leur bon traitement...
… Avancer ses propres fonds lors d’un déplacement professionnel n’est pas de tout repos !
Sans compter que les montants engagés grimpent rapidement et que les remboursements sont rarement immédiats : le collaborateur peut ainsi se retrouver en difficulté financière en raison de ses déplacements professionnels.
Lorsqu’une prestation est réservée avec la carte logée, le collaborateur n’a aucune avance de frais à réaliser.
La distinction entre trésorerie personnelle et frais professionnels préserve les collaborateurs d’une forme de stress. Ils poursuivent leur mission l’esprit tranquille.
Des voyages d’affaires en toute sécurité
Trois caractéristiques de la carte logée renforcent la sécurité de vos collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels.
- Le collaborateur n’est plus contraint de voyager avec des espèces.
Comme indiqué précédemment, le collaborateur n’est plus contraint d’avancer de frais. Cela limite notamment l’usage d’espèces en voyages d’affaires - le transport et la manipulation de sommes conséquentes en espèces étant un facteur notable d’insécurité.
- Le déroulement du voyage d’affaires est visible en temps réel.
Lorsque les réservations sont effectuées avec la carte logée, vous êtes en mesure de suivre un voyage d’affaires en temps réel. Vous savez toujours où se trouvent vos collaborateurs et êtes en mesure de réagir rapidement en cas de besoin.
- Les voyageurs d’affaires sont parfaitement assurés.
Enfin, les prestations réservées avec la carte logée sont couvertes par une assurance voyages et par une assistance de niveau élevé.
Au-delà de la sécurité du collaborateur, cela bénéficie également à l’entreprise : la souscription à une assurance voyages relève de l’obligation de l’employeur. L’usage de la carte logée rend cette procédure de souscription automatique, à moindre frais.
