Avec une hausse des dépenses de +4,3% en 2019, les voyages d’affaires coûtent de plus en plus cher aux entreprises [1].
Il est donc essentiel de veiller à optimiser en continu les dépenses de mobilité…
… Ce qui n’est pas toujours simple !
- De nombreuses dépenses sont opaques, notamment le détail des frais hôteliers
- Les procédures de gestion sont fastidieuses
- Nous sommes toujours surpris par des dépenses imprévues ou non anticipées
Il est essentiel de bien s’outiller pour réussir l’optimisation de son budget voyages d’affaires. Et à cette fin, la carte logée est l’un des meilleurs outils à notre disposition.
Il s’agit d’une solution de paiement centralisé, principalement utilisée pour réserver et régler les frais de billetterie - soit 60 à 70% des frais de déplacements professionnels ! [2]
Voici 7 façons d’optimiser votre budget grâce à la carte logée :
- Observer vos dépenses en détail
- Repérer les pistes d’optimisation
- Mettre en place des économies directes
- Pérenniser la démarche d’optimisation
- Réduire les coûts indirects liés à la gestion
- Réaliser des gains de trésorerie
- Vous débarrasser de frais annexes
1. Gagner en visibilité sur le budget voyages d’affaires grâce à la carte logée
Pour optimiser votre budget, encore faut-il être en mesure de voir ce qui est à optimiser.
Certaines dépenses de mobilité sont opaques :
- Nous n’avons pas accès au détail des dépenses
- Nous n’avons pas de visibilité en temps réel sur celles-ci
- Nous attribuons difficilement le flux financier à un poste de dépense précis
C’est souvent le cas avec les dépenses hôtelières ou les dépenses réalisées avec la carte bancaire personnelle d’un voyageur d’affaires.
La mise en place d’une carte logée est l’une des seules façons d’obtenir une visibilité à 100% sur le budget voyages d’affaires.La carte logée agit comme un microscope. Elle révèle vos données dans le moindre détail grâce à un reporting extrêmement fin :
- Vous accédez en temps réel aux informations de réservation et anticipez les dépenses à venir.
- Vous recevez un relevé de facturation unique, qui centralise l’ensemble des dépenses réalisées avec la carte logée et qui s’intègre automatiquement dans vos systèmes d’information.
- Le niveau de détail des données est bien supérieur aux reportings des moyens de paiement non centralisés ou aux données disponibles sur les factures des fournisseurs.
En conséquence, vous menez des analyses de coûts plus approfondies... et êtes à même d’optimiser votre budget !
2. Repérer les sources d’économies directes grâce à la carte logée
Avec une vue plus claire sur les dépenses, il devient possible d’entrer dans une logique d’optimisation et de repérer les sources d’économies dans votre budget voyages.
Par exemple, des optimisations sont peut-être identifiables en observant les postes de coûts suivants :
- Les dépenses “extras” auprès des établissements hôteliers
- La marge de votre agence de voyages sur les achats de billetterie
- Les frais de modifications de réservation, ou “frais de rebooking”
- Les frais liés à la réservation d’un siège précis ou d’un bagage en soute
Vous disposez alors d’arguments forts - des données précises - pour encourager les voyageurs d’affaires trop gourmands à réduire leurs dépenses…
… ou pour renégocier avec les prestataires qui facturent un peu trop largement.
3. Réaliser des économies directes grâce à un pouvoir accru vis-à-vis des fournisseurs
Avec la carte logée, vous disposez de trois atouts majeurs face aux fournisseurs de prestations de voyages :
Une meilleure réputation en tant que client
Lorsque vous réservez une prestation avec une carte logée, c’est votre prestataire de voyages qui se charge de régler le fournisseur final - votre entreprise ne sera débitée qu’en différé.
- Le fournisseur final a alors la garantie d’être payé dans des délais courts
- Et il se protège contre les risques d’impayés
Les fournisseurs sont toujours dans de meilleures dispositions lorsqu’il s’agit de négocier avec un client fiable.
Des données pour construire vos arguments
Vos arguments sont appuyés par des données fiables, indépendantes et précises.
Ce sont des arguments de poids lors des négociations tarifaires : en moyenne, la mise en place d’une carte logée améliore les négociations de 10 à 15%.
Cas client : Aéroports de Paris a renégocié 6% de son budget voyages d’affaires grâce aux données fournies par la carte logée.
Une approche des négociations plus stratégique
La stratégie de négociation n’est plus la même lorsque l’on dispose d’une vue détaillée sur les dépenses de mobilité, et notamment sur les frais “cachés” !
Traditionnellement, les négociations portaient sur des montants globaux. Difficile de présenter des arguments forts pour appuyer des demandes de réductions trop généralistes.
Désormais, il est possible de cibler des frais précis et de négocier des économies de façon localisée.
Cas client : L’OCDE a croisé les données relatives aux dépenses aériennes selon les compagnies, les itinéraires et les perspectives d’évolution des voyages d’affaires. Ces données ont constitué un puissant levier de négociation tarifaire auprès des compagnies aériennes : “Grâce à ces analyses, nous négocions désormais les tarifs auprès de plus de 20 compagnies aériennes, ce qui représente une économie directe sur environ 25 % de nos achats aériens” - Yann Marblez, responsable des Services Supports à l’OCDE. [3]
Pour aller plus loin : Consultez notre guide “Comment mieux négocier avec les fournisseurs hôteliers grâce à la granularité de vos données ?”
4. Pérenniser l’optimisation du budget grâce à une meilleure application de la Politique Voyages
La Politique Voyages de l’Entreprise, ou PVE, est la garante de la bonne santé de votre budget voyages.
Elle reflète les objectifs de l’entreprise vis-à-vis des déplacements professionnels. Elle intègre les règles relatives aux dépenses et définit les critères de conformité, tout en garantissant des conditions de voyage optimales pour les collaborateurs.
À mesure que vous optimisez votre budget voyages d’affaires, adaptez la PVE en conséquence :
- Ajustement des règles existantes
- Ajout de nouvelles règles
- Sources d’économies identifiées
- Données utiles pour les négociations tarifaires
Ainsi actualisée, la PVE est une représentation fidèle de la réalité de vos dépenses de voyages d’affaires.
Toutefois, la PVE n’est qu’un outil.
Elle n’est utile que si elle est respectée par vos collaborateurs !
Heureusement, la mise en place de la carte logée contribue également à la bonne application de la PVE, et ce pour deux raisons :
1. La carte logée n’autorise pas les dépenses non-conformes ou abusives
Avec la carte logée, les achats de billetterie sont effectués via la plateforme de réservation d’un prestataire de voyages.
Définissez vos critères de conformité directement sur cette plateforme, de telle sorte que seules les prestations respectant la PVE ne soient disponibles. Vous maîtrisez les coûts avant même la réservation !
2. La carte logée implique les voyageurs d’affaires dans la stratégie d’optimisation
Une étude d’HRS montre que les voyageurs d’affaires, lorsqu’ils réservent leurs prestations via la carte logée, se montrent plus responsables vis-à-vis de leurs choix. Cet effet est inconscient et s’explique par la transparence des données fournies par la solution de paiement.
Nous observons alors :
- Un coût moyen de la nuit d’hôtel qui chute de 12% après mise en place de la carte logée [4]
- Des réservations hôtelières davantage honorées, avec une diminution de 15% du taux de “no show” [4]
Par ailleurs, la carte logée contribue à améliorer la satisfaction des voyageurs d’affaires, notamment grâce à une offre de prestations large, flexible et régulièrement actualisée.
Or, un voyageur satisfait est un collaborateur plus impliqué dans l’optimisation du budget voyages !
- Il engage des dépenses raisonnables
- Il respecte le canal de réservation en vigueur
Vous réduisez alors les pratiques “d’open booking”, c’est-à-dire les réservations effectuées en dehors de canaux prévus à cet effet. C’est essentiel pour limiter les coûts impossibles à suivre, à anticiper ou à optimiser. [5]
5. Réduire les coûts indirects associés à la gestion des voyages
La carte logée simplifie et automatise de nombreuses procédures de gestion associées au traitement des dépenses de mobilité.
Ces gains de temps se concrétisent par des économies indirectes et contribuent dans une grande mesure à optimiser votre budget.
Simplification de la gestion des fournisseurs
À chaque voyage d’affaires, nous engageons des frais auprès de plusieurs fournisseurs différents : une agence de location de véhicule, un établissement hôtelier, une compagnie aérienne... En termes de gestion, cela implique d’enregistrer de nombreux fournisseurs en comptabilité et de traiter avec des interlocuteurs multiples.
Grâce à la carte logée, vous externalisez la gestion multi-fournisseurs et multi-factures à votre distributeur de voyages.
De votre côté, vous ne recevez qu’un relevé de facturation unique et ne traitez qu’avec un interlocuteur.
Dématérialisation des factures, automatisation de leur traitement et de leur intégration
La carte logée signe la fin des factures papier et des saisies manuelles.
Votre relevé de facturation est dématérialisé. Ses données sont traitées et intégrées automatiquement dans vos systèmes d’information.
Le coût de traitement d’une facture passe ainsi de 15€ à 5€, tout en épargnant du temps aux administrateurs. [6]
- Certaines étapes du traitement de la facture sont supprimées, comme le traitement courrier, la saisie et l’archivage.
- D’autres étapes sont simplifiées - et donc moins coûteuses, comme la validation, le paiement et la gestion des litiges.
Les entreprises pouvant recevoir des dizaines de milliers de factures chaque année, cette économie de 10€ par facture a un impact considérable pour le budget voyages d’affaires.
Automatisation du rapprochement facture - réservation
Le rapprochement entre les flux de voyages (les réservations) et les flux financiers (les factures) est une procédure fastidieuse et chronophage.
Avec la carte logée, il est instantané !
4. Élimination (d’une grande partie) des notes de frais
Les dépenses engagées avec la carte logée ne font l’objet d’aucune avance de frais… et donc d’aucune note de frais !
En termes de gestion, cela représente des économies considérables.
- Le traitement d’un lot de notes de frais prend 20 à 30 jours - environ 20 minutes par note de frais.
- Le coût de traitement est de 53€ par note de frais… voire de 101€, lorsque la note de frais fait l’objet d’une révision (ce qui est tout de même le cas 1 fois sur 5...). [7]
Vos coûts de traitement diminuent jusqu’à 63% : il ne vous reste plus qu’à traiter les notes de frais correspondant aux dépenses engagées en cours de voyage - celles réalisées avec la carte bancaire du voyageur.
6. Réaliser des gains de trésorerie
Côté trésorerie, plusieurs optimisations sont réalisables après mise en place d’un compte logé.
- En premier lieu, vos flux de trésorerie sont simples à anticiper, avec un délai de 28 jours avant débit.
- Et second avantage : durant ce délai, vos fonds ne sont pas immobilisés.
En conséquence, votre BFR s’améliore et votre trésorerie est disponible pour des opérations financières, comme des opérations de cash-pooling.
Par ailleurs, ouvrir un compte logé revient, d’un point de vue comptable, à ouvrir une ligne de crédit non bancaire : votre engagement financier est enregistré hors bilan et vous diversifiez vos sources de financement.
Enfin, autre avantage considérable : la carte logée vous permet de récupérer beaucoup plus simplement la TVA sur vos dépenses de mobilité réalisées au sein de l’Union Européenne.
Dépenses engagées en Union Européenne et TVA récupérable :
La TVA représente 5% des dépenses en voyages d’affaires.
Et pourtant, de nombreuses d’entreprises ne la récupèrent jamais !
Chaque année, entre 4 et 5 milliards d’euros de TVA versée dans les autres pays européens sont perdus par les entreprises. [9]
Pourquoi oublions-nous de récupérer cette TVA ?
La qualité du reporting et des rapprochements bancaires jouent un rôle primordial dans le bon déroulement de cette tâche délicate. Souvent, récupérer cette TVA est jugé trop compliqué, voire impossible.
Avec la carte logée, la TVA récupérable est identifiée automatiquement et est ajoutée dans le compte adéquat en comptabilité : zéro effort, et 5% de votre budget optimisé !
7. Bonus : Quelques frais divers dont vous allez vous débarrasser avec la carte logée
Dans une logique d’optimisation d’un poste de coûts si important, il n’y a pas de petites économies !
Voici quelques frais supplémentaires qui vous seront épargnés après mise en place de la carte logée :
- Réduction des frais d’assurance voyage
- Réduction des risques de fraude
- Optimisation de l’audit, grâce à une meilleure traçabilité des transactions
- Rationalisation de la liste des fournisseurs, ce qui représente jusqu’à 1,5% d’économies. [9]
Références
[2] La carte logée pour simplifier la gestion de la billetterie
[3] Airplus - Gérez vos dépenses plus efficacement avec une carte entreprise
[5] Étude HRS
[6] Livre blanc AirPlus
[7] Étude EY à propos de la dématérialisation des factures
[8] Étude HRS GBTA 2015
[9] Livre blanc AirPlus - Comment mieux contrôler les dépenses de l’entreprise grâce à la centralisation des paiements ?
[9] Étude Accenture, 2003
